Belge düzeni, muhasebenin yarısı
Muhasebede yapılan hataların çoğu kayıt aşamasında değil, belge aşamasında oluşuyor. Eksik fatura, okunmayan fiş, tarihi belirsiz makbuz — bunlar mali müşavirin tahmin yürütmesine ya da kalemi hiç işlememesine yol açıyor.
Ayda bir zarf usulü basit ama işliyor: alış faturaları, satış faturaları, banka dekontları ve gider fişleri ayrı. Tarih sırasına dizmek bile gerekmiyor; ayrım tek başına işi kolaylaştırıyor.
Kasa ile banka ayrımı
İşletme parasıyla kişisel harcamayı aynı hesaptan yapmak, esnafın en yaygın ve en pahalı alışkanlığı. Yıl sonunda hangi harcamanın işletmeye ait olduğunu ayırmak imkânsız hâle geliyor, gider yazılabilecek kalemler kaçıyor.
İşletme için ayrı bir hesap açmak ve kişisel ihtiyaç için oradan düzenli bir tutar çekmek, hem takibi hem de vergi tarafını basitleştiriyor. Çekilen tutarın da kayda geçmesi gerekiyor; işletmeden çıkan her para bir yere yazılmalı.
KDV: tahsil ettiğin senin paran değil
Sattığın malın üzerine eklediğin KDV, devlet adına tahsil ettiğin bir tutar. Aldığın mallarda ödediğin KDV ise indirim konusu. Beyan döneminde ödediğin, bu ikisi arasındaki fark.
Bu yüzden alış faturalarını eksiksiz toplamak doğrudan cebini ilgilendiriyor: kayda girmeyen her alış faturası, indiremediğin KDV demek. Fatura almadan yapılan alış, hem gider hem KDV indirimi kaybı yaratıyor.
Tutardan KDV ayırmak için dahil tutarı (1 + oran) değerine bölmen yeterli. KDV hesaplama aracı bunu iki yönde de yapıyor; %1, %10 ve %20 oranları hazır duruyor.
Çek ve senette yazıyla tutar
Çek ve senette tutarın yazıyla da belirtilmesi zorunlu. Rakam ile yazı arasında uyuşmazlık olursa, Türk Ticaret Kanunu uyarınca yazıyla belirtilen tutar geçerli sayılıyor. Yani yazı kısmı, rakamdan daha bağlayıcı.
Yazım kuralında en sık yapılan hata "bir yüz" ve "bir bin" demek. Türkçede yüz ve bin, başlarında "bir" olmadan yazılıyor: 100 "yüz", 1.000 "bin". Milyon ve üstünde bu kural geçerli değil; 1.000.000 "bir milyon" olarak yazılıyor. Sayıyı yazıya çevirme aracı bu kuralları uyguluyor.
Mali müşavirle verimli çalışmak
Mali müşavir, verdiğin belgeyle çalışıyor. Eksik belgeyi tamamlaması, olmayan bilgiyi tahmin etmesi beklenemez. Düzenli teslim edilen evrak, hem hatayı azaltıyor hem de ek iş çıkmadığı için genellikle maliyeti düşürüyor.
Yılda bir kez de danışma amaçlı görüşmek işe yarıyor: hangi harcamalar gider yazılabiliyor, hangi teşviklerden yararlanabiliyorsun, işletme türü değişmeli mi. Bu sorular beyan döneminde sorulduğunda çoğu zaman geç kalınmış oluyor.
Fiyat belirlerken maliyetin tamamını saymak
Ürün maliyeti hesaplanırken genellikle yalnızca alış fiyatı dikkate alınıyor. Oysa kira, elektrik, personel ve kendi emeğin de o fiyatın içinden çıkmak zorunda. Yalnızca alış fiyatının üzerine kâr koymak, sabit giderleri karşılamayan bir fiyat üretiyor.
Pratik yöntem: aylık sabit giderleri aylık ortalama satış adedine bölüp birim başına düşen payı bulmak. Bu tutarı alış maliyetine eklediğinde gerçek maliyeti görürsün. Kâr marjını bunun üzerine koymak gerekiyor.
Dijital belge saklama
Kâğıt fişlerin mürekkebi zamanla siliniyor ve birkaç ay sonra okunamaz hâle geliyor. Telefonla fotoğrafını çekip tarih bazlı bir klasöre atmak, hem bu kaybı önlüyor hem de arama yapmayı kolaylaştırıyor.
Elektronik belgelerin saklama süresi konusunda mevzuatta yükümlülükler bulunuyor. Fiziksel belgeleri de atmadan önce mali müşavirine sorman gerekiyor; dijital kopya her durumda aslının yerine geçmiyor.
Mevsimsel işlerde yıllık bakış
Mevsimsel çalışan esnafta aylık kârlılığa bakmak yanıltıcı sonuç veriyor. Yoğun dönemde her şey iyi görünürken durgun dönemde panik oluşuyor; oysa ikisi aynı yılın parçası.
Doğru ölçüt yıllık toplam. Yoğun dönemde kazanılanın ne kadarının durgun dönemi karşılaması gerektiğini önceden hesaplamak, yıl ortasında verilen aceleci kararları önlüyor.
Yıl sonu kapanış hazırlığı
Yıl sonuna doğru yapılacak birkaç kontrol, beyan dönemini rahatlatıyor. Sayım yapılıp stok tutarının kayıtla uyuşup uyuşmadığına bakmak bunların başında geliyor.
Tahsil edilemeyeceği belli olan alacaklar için şüpheli alacak karşılığı ayrılabiliyor; bunun için mali müşavirinle konuşman gerekiyor. Aynı şekilde kullanılmayan demirbaşların durumu da yıl sonunda değerlendiriliyor.
Bu kontrolleri aralık ayında yapmak, ocak ayında yapmaktan çok daha etkili; çünkü bazı işlemlerin o yıl içinde tamamlanması gerekiyor.