Faturayı geciktirmenin maliyeti
İş bittikten bir hafta sonra kesilen fatura, tahsilat gününü de bir hafta öteliyor. Vade faturadan itibaren işlediği için bu gecikme doğrudan nakit döngüsüne ekleniyor.
Fatura kesimini işin tesliminden ayrı bir görev olarak değil, teslimin parçası olarak kurgulamak bu gecikmeyi ortadan kaldırıyor. Teslim edildiği gün kesilen fatura, hem tahsilatı öne çekiyor hem de unutma riskini kaldırıyor.
Faturada bulunması gerekenler
Eksik bilgi içeren fatura, müşteri tarafında ödemeyi geciktiren en yaygın sebep. Muhasebe departmanı eksik gördüğü faturayı işleme almıyor ve süreç baştan başlıyor.
Vergi kimlik numarası, doğru unvan, açık hizmet tanımı, KDV oranı ve toplam tutar — bunlar eksiksiz olmalı. Hizmet tanımının anlaşılır olması özellikle önemli: "danışmanlık" yerine ne yapıldığını yazan bir açıklama, hem onay sürecini hızlandırıyor hem de olası bir anlaşmazlıkta işe yarıyor.
KDV oranını doğru seçmek
Türkiye'de üç KDV oranı uygulanıyor: temel gıda ve bazı ürünlerde %1, indirimli oran grubunda %10, geri kalan mal ve hizmetlerde genel oran %20. Yanlış oran uygulanan fatura düzeltme gerektiriyor ve süreç uzuyor.
Tutardan KDV ayırmak ya da hariç tutara KDV eklemek için KDV hesaplama aracını kullanabilirsin; her iki yön de destekleniyor ve alt kırılım gösteriliyor.
Vade takibi için basit bir düzen
Kesilen faturaların vade tarihine göre sıralı tutulduğu tek bir liste, çoğu küçük işletme için yeterli. Karmaşık bir sistem gerekmiyor; gereken şey listeye düzenli bakmak.
Vadesi geçmiş faturaları yaşlandırma mantığıyla ayırmak faydalı: 1-30 gün, 31-60 gün, 60 günden fazla. Altmış günü geçen alacakların tahsil edilme olasılığı belirgin şekilde düşüyor, dolayısıyla o gruba ayrı bir yaklaşım gerekiyor.
Tahsilat hatırlatması nasıl yapılır
Hatırlatmanın zamanı, tonundan daha etkili. Vadeden birkaç gün önce gönderilen nazik bir hatırlatma, vadeden sonra gönderilen sert bir uyarıdan daha çok işe yarıyor — çünkü çoğu gecikme kötü niyetten değil unutmadan kaynaklanıyor.
Kademeli bir düzen işliyor: vade öncesi bilgilendirme, vade günü hatırlatma, bir hafta sonra telefon. Her adımın önceden belirlenmiş olması, her gecikmede yeniden karar vermek zorunda kalmayı önlüyor.
Çek ve senetle tahsilat
Çek ve senetle yapılan tahsilatta tutarın yazıyla da yazılması zorunlu. Rakam ile yazı uyuşmazsa yazıyla belirtilen tutar geçerli sayılıyor; bu yüzden yazı kısmının doğruluğu rakamdan daha kritik.
Türkçede yüz ve bin, başlarında "bir" olmadan yazılıyor. Sayıyı yazıya çevirme aracı bu kuralı uygulayarak tutarın doğru okunuşunu veriyor; çek yazarken kopyalayıp kullanabilirsin.
E-fatura ve e-arşiv düzeni
E-fatura ve e-arşiv sistemine geçiş belirli ciro eşiklerinde zorunlu hâle geliyor. Zorunlu olmasa bile geçiş yapmak, belge kaybını ve arşivleme yükünü ortadan kaldırıyor.
Sistemin faydası yalnızca kâğıt tasarrufu değil: kesilen faturaların dijital kaydı, tahsilat takibini ve mali müşavire teslimi de kolaylaştırıyor. Eşiklerin güncel durumu için mali müşavirine danışman gerekiyor.
Fatura iptali ve iade
Yanlış kesilen faturanın düzeltilmesi, iptal ve yeniden düzenleme ya da iade faturası yoluyla yapılıyor. Hangisinin uygulanacağı, faturanın hangi dönemde kesildiğine bağlı.
Aynı dönem içinde tespit edilen hata daha kolay düzeltiliyor. Beyan verildikten sonra fark edilen hatalar düzeltme beyannamesi gerektirebiliyor.
Bu yüzden fatura kesildikten sonra kısa süre içinde kontrol edilmesi işe yarıyor. Tutar, unvan ve vergi numarasının doğruluğunu kesim gününde teyit etmek, sonradan yapılacak işlemlerin çoğunu ortadan kaldırıyor.
E-fatura ve e-arşiv ayrımı
E-fatura, alıcının da sistemde kayıtlı olduğu durumlarda kesiliyor ve iki taraf arasında elektronik olarak dolaşıyor. Alıcı sistemde kayıtlı değilse e-arşiv fatura düzenleniyor.
Hangi belgenin kesileceği alıcının durumuna bağlı ve bu kontrol çoğu muhasebe programında otomatik yapılıyor. Elle seçim yapılan durumlarda yanlış tür seçmek, faturanın karşı tarafa ulaşmamasına yol açıyor.
Belirli ciro eşiklerini aşan mükellefler için e-fatura zorunlu hâle geliyor. Eşikler tebliğlerle güncellendiği için, ciro artıyorsa yıl başında kontrol etmek gerekiyor.